Mặc dù miễn phí, nhiều ứng dụng di động và dịch vụ web có thể giúp người dùng cải thiện năng suất cũng như đảm bảo công việc thường ngày "chạy" thật nhịp nhàng.
Một ứng dụng miễn phí mà hầu như nhân viên nào có hiểu biết về công nghệ đều biết, đó là LogMeIn, cho phép người dùng truy cập máy tính từ xa để sửa lỗi hay tìm kiếm tập tin. Gần đây công ty LogMeIn đã giới thiệu một phiên bản miễn phí dành cho thiết bị iOS, giúp bạn có thể truy cập từ xa đến máy tính Windows hay Mac từ iPad hay iPhone. Mặc dù màn hình có thể hơi “gò bó” một chút, nhưng đây là công cụ miễn phí tuyệt vời dành cho iPad hay iPhone.
Nếu thích lướt web thường xuyên, bạn có thể cài đặt một công cụ như Ghostery, có sẵn cho trình duyệt Chrome, Firefox, IE, Opera và Safari. Đây là ứng dụng phụ trợ (add-on) đơn giản trên trình duyệt giúp rà soát những nhân tố theo dõi hoạt động lướt web của bạn - một cửa sổ pops-up sẽ hiển thị cảnh báo khi có trang web nào đó đang theo dõi bạn. Tiện ích này gửi dữ liệu thống kê khi nó quét được để gử về cho “trụ sở” chính của Ghostery, giúp sản phẩm này ngày càng mạnh hơn.
 |
| Ứng dụng AnyMeeting giúp thuyết trình qua web cho những người tham gia từ xa. |
Bạn có thể lưu một tấn tập tin quan trọng trên máy tính - nhưng bạn có thể mất tất cả dữ liệu này nếu ổ cứng của bạn chẳng may bị hỏng. Tiện ích sao lưu CrashPlan(hiện có phiên bản 32 bit và 64 bit) có thể giúp bạn ngăn chặn mối lo lắng này. Mặc dù phiên bản miễn phí không cung cấp sao lưu trực tuyến, nhưng CrashPlan cũng tự động sao lưu các tập tin và cho phép bạn sao lưu dữ liệu trong máy của các đồng nghiệp trong công ty, cho dù họ đang chạy hệ điều hành Windows, Linux hay Mac.
Nếu bạn cần tập trung để soạn thảo kế hoạch kinh doanh hay tài liệu quan trọng khác mà không bị phiền bởi thông báo email, thanh quảng cáo hay cập nhật trạng thái mỗi ngày, hãy thử dùng OmmWriter Dana I. Đây là một trình xử lý văn bản có thể lấp đầy màn hình với một màu nền nhẹ, cho phép bạn viết mà không bị mất tập trung vào các nút và menu ở phía trên cùng. Ứng dụng này còn cung cấp những âm thanh nhẹ để lấp những khoảng lặng có thể ảnh hưởng nguồn sáng tạo của người viết.
Nếu bạn phải làm việc với trình soạn thảo văn bản Word nhưng cần tranh thủ lúc rảnh để chỉnh sửa, bạn hãy dùng CloudOn, một ứng dụng iPad cung cấp đầy đủ quyền truy cập Microsoft Office. Lưu ý, CloudOn cần phải truy cập vào một tài khoản Dropbox để hoạt động. Hiện tại, dịch vụ này miễn phí, nhưng có thể sẽ tính phí đối với một số tính năng nâng cao.
Khi bạn cần thuyết trình cho những người tham gia từ xa mà không muốn gặp trục trặc, có thể dùng AnyMeeting, cho phép bạn dễ dàng tiến hành thuyết trình trên web. Đây là công cụ miễn phí chỉ cho phép một người đăng ký, sau đó người dùng có thể mời đến 6 người tham gia video trực tuyến và hơn khoảng 200 người tham gia xem buổi thuyết trình.
Đối với việc tạo file thuyết trình, ứng dụng thuyết trình của Google (một phần của Google Docs), cho phép bạn tạo từng trang (slideshow) để thuyết trình và thậm chí có thể cho phép nhiều đồng nghiệp tham gia cộng tác trên các slideshow đó. Dù Google chưa có một số lượng lớn các hình nền để chọn cũng như cách thể hiện cá nhân hóa, nhưng nó cũng cho phép tải lên các hình nền riêng của bạn trên từng slide gốc.
Nếu bạn muốn lắng nghe một người khác thuyết trình, có thể dùng ứng dụng Android là Tape-a-Talk, có sử dụng micro điện thoại của bạn để lưu mọi thứ trong cuộc họp, giúp bạn không bỏ lỡ chi tiết nào.
Cần theo dõi việc thực hiện một nhiệm vụ nào đó, đặc biệt trong lúc đang di chuyển? Ứng dụng miễn phí Any.DO dành cho Android và có thể sắp có mặt trên thiết bị iOS - là một ứng dụng liệt kê các công việc cần thực hiện, được thiết kế rõ ràng và đơn giản giúp bạn dễ dàng nhận ra những tác vụ nào cần thực hiện. Bạn có thể thiết lập việc nhắc nhở dành cho các đầu việc và chia sẻ chúng với bạn bè cũng sử dụng Any.DO.
Nếu muốn giữ thông tin liên lạc của những người mà bạn mới gặp một cách tiện lợi và an toàn, hãy dùng CardMunch (chỉ dành cho iPhone) để chụp lại danh thiếp của họ và thêm các chi tiết vào danh sách liên lạc của bạn.
Nếu công việc kinh doanh đòi hỏi bạn gửi rất nhiều email. K-9 Mail là một ứng dụng email cải tiến đã được cài đặt sẵn trên thiết bị Android, có hỗ trợ giao thức email POP3 và IMAP. Bạn có thể cài một số tài khoản vào K-9 và xem tất cả nội dung email trong một hộp thư hợp nhất hay xem trong các thư mục riêng rẽ.
Nếu bạn muốn gửi một số tập tin có dung lượng lớn qua email (ví dụ, bạn cần gửi một tập tin dạng âm thanh đến đồng nghiệp để hỗ trợ buổi thuyết trình), bạn có thể dùng YouSendIt phiên bản Lite. Mặc dù phiên bản miễn phí này của YouSendIt chỉ cho phép bạn gửi tập tin có dung lượng 50MB, nó vẫn có dung lượng lớn gấp đôi giới hạn kích thước tập tin của Gmail.
Vào cuối ngày làm việc, có thể đôi mắt của bạn bắt đầu mỏi hay mắt cay xè, hãy thử tải về F.lux, một tiện ích của Windows, giúp làm mờ và làm sáng màn hình trên máy tính của bạn tùy theo thời gian trong ngày, giúp cho mắt bạn không bị mỏi vì màn hình sáng tối đa vào buổi tối chẳng hạn.